Lorsqu’il s’agit de gérer la comptabilité, il peut être difficile de faire le bon choix : des feuilles de calcul Excel ou un logiciel spécialisé ? D’une part, Excel est un outil incroyablement polyvalent qui peut être utilisé pour de nombreuses fonctions différentes. Il permet notamment de créer des graphiques et des tableaux pour suivre les performances financières, d’analyser des ensembles de données complexes et de saisir des enregistrements de transactions.

Pour de nombreux entrepreneurs, un tableur Microsoft Excel (ou google sheets) est le choix par défaut pour tenir sa comptabilité. Vous allez trouver pleins de formations en lignes, ou de fichiers déjà préparées avec les formules comptables intégrées au document. Mieux encore, vous n’avez pas besoin d’en chercher un, car un ami vous a fourni un fichier que son père avait avant lui !

Cependant, à mesure que votre entreprise se développera, et cela ira très vite…. Plus vite que vous ne le pensez. Dans le cadre de la gestion d’un appartement, vous allez acheter des meubles. Les meubles sont des produits qui iront dans votre stock. Les produits vont perdre de la valeur à la fin de chaque exercice. Comment dévaluer ce produit ? Est ce qu’une chaise se dévalue autant qu’une télévision ?

Prenons un autre exemple : aujourd’hui la règle comptable dit que l’on amorti tant % chaque année. N’oubliez pas que nous sommes en France ! Les règles sont faites pour être changer chaque année. Ce qui était vrai hier, ne l’est forcément pas aujourd’hui.

Vous allez rapidement vous rendre compte que vous n’avez pas le temps de vous occuper du travail manuel nécessaire à la maintenance de votre fichier Excel.

Et là, il faudra vous demander si vous souhaitez consacrer du temps et des efforts à gérer MS Excel et les risques qui y sont associés ? Ou faut-il transposer toutes les informations financières de votre entreprise dans un logiciel comptable ?

Des feuilles de calcul trop compliquées

L’un des problèmes les plus courants avec Excel n’est généralement pas perceptible avant qu’il ne soit trop tard : les feuilles de calcul incohérentes. En effet, Excel ne fonctionne pas comme une base de données. Il sera fréquent de rajouter et modifier manuellement des données à plusieurs endroits différents. Le vrai problème avec les chiffres qui ne s’additionnent pas, c’est qu’il est difficile de comprendre pourquoi. Bien qu’il soit possible de réconcilier deux feuilles de calcul, si une erreur a été commise il y a quelques mois, il est difficile de savoir quelle feuille de calcul est correcte et laquelle est erronée.

Bien entendu, la bonne décision dépendra des besoins comptables spécifiques de chaque propriétaire, mais il est clair que l’utilisation d’un simple tableur Excel ne suffira pas à long terme.

Pourquoi utiliser un logiciel moderne et spécialisé

Si vous avez décidé de renoncer au modèle de comptabilité obsolète connu sous le nom de feuille de calcul, vous voudrez peut-être envisager de passer à un logiciel de comptabilité. Declaration LMNP, par exemple, est un logiciel tout-en-un qui vous permet de prendre le contrôle des finances et de gérer vos biens parfaitement. Non seulement vous aurez accès à des éléments tels que des modèles de quittance de loyer, baux, mais vous pourrez également :

  • Gérer votre inventaire de meubles (affecter un meuble à un logement /bien, ajouter la facture d’achat de chaque meuble, date de fin de garantie, ainsi notre logiciel vous permettra de récupérer votre facture en cas de panne signalé par le locateur, et savoir si vous devez faire jouer la garantie du produit ou remplacer le produit). Ne perdez plus de temps à chercher partout vos pièces. Et économisez de la place chez vous !
  • Gestion locative avancée (Créer vos quittances de loyer, envoyer les PDF directement à votre locateur, indiqué si le loyer est payé ou non sont des exemples des possibilités)
  • Gérer vos dépenses
  • Numériser et archiver toutes vos pièces comptables

Pour conclure

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut représenter un coût légèrement supérieur aux versions gratuites d’Excel disponibles sur OpenOffice, mais cet investissement est largement justifié. En effet, un logiciel de comptabilité vous permet de gagner du temps et de l’argent. Le faible coût engagé pour acquérir un tel logiciel est négligeable comparé au temps économisé et à la sérénité que vous en tirerez. De plus, il est important de souligner que l’utilisation d’Excel ne vous permet pas de générer un fichier crypté EDI nécessaire pour télétransmettre votre liasse fiscale. Ainsi, en choisissant de vous en tenir à Excel, vous risquez de perdre du temps et de l’argent, en plus de vous confronter à des difficultés pour respecter les obligations de télétransmission. Télédéclarez la liasse fiscale de votre entreprise en tant que particulier, et sans passer par un partenaire de l’état comme un comptable vous coûtera au minimum 100 € par an !

Envie d’utiliser notre logiciel pour gérer la comptabilité de votre LMNP ? Inscrivez vous, et vous pouvez tester l’outil jusqu’à 5 opérations totalement gratuitement pour vous familiarisez. L’essayer, c’est l’adopté !